Создание/Разработка/Раскрутка сайта/сайтов 050 27 27 247

Деятельность любой компании или предприятия невозможна без работы с документами – созданием, хранением, редактированием и т.п. Поэтому для нормального функционирования предприятия важно правильно организовать документооборот. 

Что же такое документооборот и для чего он нужен? Как можно понять из самого слова, это оборот документов в организации, то есть движение документации начиная с момента их создания или получения и до отправления или завершения исполнения. Над документацией могут проводиться различные работы: прием, регистрация, отправка, рассылка, формирование дел, контроль за исполнением, хранение документов и т.д. Например, в бухгалтерском делопроизводстве принято выделять несколько основных этапов документооборота. К ним относится составление документа (например, при совершении каких-либо хозяйственных операций), отправка документации в отдел бухгалтерии, проверка и обработка документов в бухгалтерии, передача документации в архив на хранение. 

В век цифровых технологий появилось такое явление, как электронный документооборот. Под электронным документооборотом понимают механизм или схему работы с документацией, которая представлена в электронном виде. 

Для того, чтобы организовать документооборот в электронной форме, необходимо иметь машиночитаемые документы. То есть вся документация должна быть пригодна для автоматического считывания и обработки информации, которая в ней содержится. Такого рода документы записываются на оптические или магнитные носители информации. Поэтому возникло определение электронного документа. Под электронным документом понимают документацию, создаваемую с помощью средств компьютерной обработки информации. Такого рода документ может быть подписан цифровой подписью, может быть сохранен в виде файла на каком-либо носителе и т.д. Под цифровой подписью в данном случае понимается некий аналог собственноручной подписи, который при этом является надежным средством защиты информации. Электронная цифровая подпись может обеспечивать возможность контроля за целостностью и документов и является подтверждением их подлинности. 

При электронном документообороте на сервере создается база данных, в которой собственно и хранится документация предприятия. Работа с базой данных производится при помощи браузера, доступ может быть через Интернет или же через локальную сеть. Вся документация сохраняется или загружается в отдельные директории или папки организации. В директориях документация распределяется в соответствии со структурой организации. Производить какие-либо операции с документами (создание, редактирование, удаление) может исключительно владелец этих документов.